Laboratorios RAFFO S.A. es una empresa farmacéutica de larga trayectoria en el mercado argentino comprometida con la promoción, protección y cuidado de la salud.
Implementación de Preactor APS en Laboratorios RAFFO
Las características que distinguen a Laboratorios Raffo como una de las empresas más sobresalientes del sector son:
- Apostar fuertemente a la Investigación y Desarrollo de nuevos productos que respondan a las necesidades humanas y brinden soluciones terapéuticas para el bienestar de las personas en todas las etapas de la vida.
- Mantener un alto estándar de calidad, seguridad y accesibilidad en los productos es el principal compromiso asumido ante aquellos que recurren a un medicamento Raffo.
- Exportador de productos farmacéuticos a países del Pacto Andino, MERCOSUR, Asia y África bajo aprobación de exigentes organismos internacionales.
- Invertir permanentemente en equipamiento de última tecnología tanto para sus procesos de Producción, Control de Calidad como Investigación y Desarrollo.
- Licenciatario de importantes compañías farmacéuticas de Norteamérica, Europa y Asia que confían en Laboratorios Raffo la comercialización de sus productos en Argentina.
Administración Central
Inauguradas en abril de 2009, las oficinas administrativas de Laboratorios Raffo se encuentran en Munro, Partido de Vicente López. Cuentan con la calidad y tecnología propias de un edificio moderno, con ambientes que respetan una distribución funcional, espacios abiertos y con la armonía que brinda un entorno agradable. En esta sede funcionan las Gerencias de Administración y Finanzas, Comercial, Operaciones y Recursos Humanos.
En Laboratorios Raffo, los colaboradores son la clave para alcanzar los objetivos. Cuenta con un equipo de más de 1.100 personas entre los que se destacan profesionales de las áreas de la Medicina, Farmacéuticos, Bioquímicos, Ingenieros y Licenciados en distintas especialidades que trabajan todos los días para lograr la excelencia y la mejora continua.
Laboratorios Raffo cuenta, en Argentina, con 4 sedes, 3 en Buenos Aires en las localidades de Pilar, Villa Martelli y Munro y su Planta principal en Provincia de San Juan.
Laboratorios Raffo y sus sistemas de información y gestión
QAD es su principal sistema empresario ERP, aunque dispone de otros sistemas complementarios que hacen a la excelencia de su ambiente informático y logístico con una amplia variedad de expertos en todas las áreas. Preactor, tras un extenso y complejo proceso de selección, fue elegido como herramienta APS (Advanced Planning System) a fin de atender las complejidades de Planta San Juan.
Planta San Juan
La Planta de Producción de Laboratorios Raffo en la Provincia de San Juan, distante más de 1000 Km de las oficinas centrales, se encuentra ubicada en la legendaria Ruta 40 y dispone del impresionante marco de referencia de la cordillera de los Andes.
Cuenta con una superficie de 16.600 metros cubiertos y actualmente está siendo ampliada y provista de equipos de última generación para poder responder a la creciente necesidad productiva.
Diseñada como Planta Modelo, está especializada en la manufactura de productos sólidos orales como comprimidos, cápsulas y sobres. Se producen actualmente más de 1.300.000 comprimidos diarios destinados al mercado argentino y a la exportación.
Desde su inauguración en el año 1999 ha asumido el compromiso de ofrecer calidad y el más alto nivel en la elaboración de los productos. Cumple con las máximas exigencias sanitarias nacionales e internacionales respetando los más altos estándares de medio ambiente, salud y seguridad según recomendaciones de la OMS (Organización Mundial de la Salud) y bajo normas GMP (Good Manufacturing Practices), PIC/S (Pharmaceutical Inspection Cooperation Scheme) y CIRSOC para zonas sísmicas.
Garantía de Calidad (GC) y Control de Calidad (CC)
Un calificado equipo de profesionales y técnicos tienen como misión crear, implementar y auditar el Programa de Garantía de Calidad, destinado a garantizar que los productos sean seguros, eficaces y de una calidad que responda a las Buenas Prácticas de Manufactura (GMP) nacionales e internacionales vigentes. Las instalaciones y equipamientos de alta tecnología operados por especialistas y profesionales, permiten realizar el Control de Calidad de materias primas, insumos y productos, asegurando la eficacia mediante técnicas validadas en todas las etapas de producción (Elaboración, Acondicionamiento Primario y Acondicionamiento Secundario).
La implementación de Preactor
Laboratorios Raffo dispone hoy de Preactor, herramienta APS, para atender la programación de un ambiente de manufactura con más de 130 Recursos Primarios y 150 Recursos Secundarios. Este significativo conjunto de recursos, que desde el punto de vista de TOC (Theory of Constrains) representan las restricciones del sistema, operan en diferentes turnos de trabajo, la mayoría en dos turnos mientras que otros lo hacen de manera permanente dependiendo de la carga de producción. Este esfuerzo implica la tarea de mano de obra directa de más de 500 personas de alta especialización, tanto de Producción como de Garantía y Control de Calidad.
La dinámica del negocio hace que el sector de Planeamiento Central, operando desde la Administración Central, corra MRP de manera muy frecuente (mínimo una vez por semana) y Planeamiento San Juan, mediante el uso de interfaces, ingrese todas las novedades referidas a planes y stocks tanto de Materias Primas como Semielaborados producidos en San Juan, Buenos Aires y/o Terceros, que son importados a Preactor a fin de ser actualizada su programación. Una idea fehaciente de ésta complejidad es fácilmente apreciable si se menciona que un nuevo plan puede incluir la programación optimizada de más de 25.000 operaciones. Esta tarea, que Preactor realiza optimizando el uso los Recursos y de manera altamente eficiente, es impensable de ser encarada en forma manual y/o intuitiva.
Desafíos de la implementación
En la primer visita del equipo de trabajo SiMLog a Planta San Juan, Eduardo Behmer, Jefe de Programación San Juan, fue muy claro en su requerimiento. Simplemente su objetivo era pasar del Gantt que muestra la fotografía (una semana de carga de Planta) a un Gantt electrónico como el de Preactor. Además, disponer de los reportes que pudo apreciar en el Modelo Prototipo que sirvió a la selección de Preactor como herramienta APS para Laboratorios Raffo.
Por otra parte, Carolina Bacha, Jefa de Control de Calidad, mencionó el hecho que Control de Calidad era el hijo huérfano en cuanto a la programación de su tarea que, si bien debe ser realizada en sincronismo con la tarea de producción, su manera de programarla era más bien intuitiva e impulsada por incesantes llamadas telefónicas.
Como parte de la filosofía empresarial de Laboratorios Raffo, GC y CC son procesos vitales en la operatoria de la empresa, que participan activamente en cada una de las Etapas de Producción, desde Materias Primas y Drogas, a los procesos de Elaborado, Acondicionamiento Primario y Acondicionamiento Secundario con una intricada lógica de condicionantes que debe tomar en cuenta cada Bulto a ser Muestreado cuando se trata de Materias Primas y Drogas mientras que debe atender la trazabilidad de los Lotes producidos cuando se trate de las Etapas intermedias de producción. En otras palabras, CC debe realizar todos aquellos tests/análisis definidos por GMP, sin sobreabundar ni faltar ninguno, es decir, “todo lo necesario pero solo lo suficiente”.
Una característica de los procesos de CC de la industria farmacéutica es que, esencialmente se componen de dos “trenes” de Operaciones: las que corresponden al Análisis Químico y las de Análisis Microbiológico y ambos deben fluir en paralelo y de manera independiente.
Finalmente, para agregar un grado adicional de complejidad a éstos procesos, la experiencia de producción de Laboratorios Raffo y sus objetivos de minimizar los stocks de semielaborados y minimizar los tiempos totales de producción, hace que las distintas etapas de producción fluyan de manera continua mientras que los Tests de CC son realizados en paralelo.
Por otra parte, los Recursos de Planta se dividen en mitades aproximadamente entre aquellos que son utilizados por CC con respecto a los Recursos de producción propiamente dichos. En síntesis, los procesos productivos (Elaboración y Acondicionamientos Primario y Secundario) deben fluir de manera continua y se agregan procesos de GC y CC de manera paralela. A su vez, los de CC se subdividen en dos trenes de operaciones que también fluyen en paralelo. Como diría Sherlock Holmes “elementary, my dear Watson”
El desarrollo del Modelo Raffo
Nuestra propuesta original de solución Preactor fue por una versión Preactor 400 APS y el agregado de 7 Viewers a fin de compartir información y programas en distintos sectores de la Planta como así también con Planeamiento Buenos Aires.
Analizando los procesos definidos en el sistema ERP de Laboratorios Raffo, rápidamente el equipo de SiMLog (Gabriel Gaspari, Líder de Proyecto y Mariano Martínez, experto Desarrollador) llegó a la conclusión que si bien el BOM (Bill of Materials) y los Stocks debían ser tomados de QAD, no se disponía de BOO (Bill of Operations) con suficiente grado de detalle como para ser utilizado por Preactor.
Por otra parte, la riqueza y flexibilidad de Preactor en cuanto a los parámetros a ser incluidos en cada una de las Operaciones/Procesos definidos para cada Producto aconsejó la definición del BOO del lado de Preactor.
El desarrollo del Modelo Raffo es altamente personalizado por varios motivos, pero los centrales son:
- El Sistema ERP no dispone de Órdenes de Trabajo de GC ni CC. Por lo tanto, fue necesario desarrollar en Preactor lógica a fin de generar estas Órdenes atendiendo a los requerimientos de CC y relacionándolas de manera unívoca a las Órdenes de Producción que le dieran origen.
- Existen tanto Recursos Físicos como Recursos Humanos a ser programados en su actividad. Mientras los Recursos Físicos son los equipos utilizados en los procesos productivos, los Recursos Humanos son personas, pero a fin de mantener un grado aceptable de flexibilidad del sistema se utilizó el concepto de Centro de Trabajo para los mismos cuando son definidos como Recursos Secundarios en Preactor.
- Las interfaces entre Preactor y otros sistemas utilizados por Laboratorios Raffo es de una complejidad apreciable por cuanto debieron atenderse multiplicidad de situaciones como por ejemplo semielaborados producidos en Buenos Aires y terminados en San Juan, Controles de Calidad hechos en Buenos Aires y utilizados por San Juan, los tiempos logísticos de traslados de Materiales con recepción en Buenos Aires y a ser utilizados en San Juan, etc.
- Las complejidades señaladas fueron compartidas con los expertos desarrolladores de Preactor International que, con su vasta experiencia en el sistema, colaboraron y ayudaron en el diseño del Modelo Raffo.
Con las complejidades mencionadas en los puntos anteriores, SiMLog desarrolló lógica adicional que complementa el motor de Programación de Preactor haciendo uso de su facilidad de Open Planning Board y cuya lógica resultante esconde al usuario final sus intrincadas reglas y algoritmos de solución no trivial.
Implementación y resultados
El objetivo central de SiMLog junto con los usuarios clave de Planeamiento San Juan fue desarrollar una lógica de programación que, complementando el motor de Preactor, atendiera las complejidades mencionadas y al mismo tiempo permitiera una operación sencilla e intuitiva de Preactor. Para cumplir con éste objetivo nuestro plan de trabajo incluyó:
- Un fuerte trabajo “en equipo” con las personas de Planeamiento, Control de Calidad y Sistemas, tanto de San Juan como de Buenos Aires.
- Una actitud de “Hands on Training” de modo que ese mismo personal fuera el que conociera Preactor y sus secretos desde la concepción del Modelo.
- Subdividir el desarrollo del Modelo en las distintas Etapas de producción (Elaboración, Acondicionamiento Primario y Acondicionamiento Secundario) y comenzar por la Etapa final. Debe mencionarse que Laboratorios Raffo disponía de un Planificador por Etapa mientras que luego de la implementación de Preactor, se dispone de un Planificador Maestro en San Juan (Vanesa Carrizo) y colaboradores para cada sector.
- Incluir y capacitar a Control de Calidad desde el inicio del proyecto a fin de integrar a Preactor sus Recursos y procesos en cada Etapa de producción. La especialista de CC, Carolina Chávez, junto con Vanesa Carrizo, forman el equipo de verdaderas expertas en Preactor.
- Trabajar activamente con Sistemas de modo de comprender y desarrollar las interfaces que permitan una efectiva comunicación entre los sistemas existentes en Laboratorios Raffo y Preactor. Tal vez, ésta fue la tarea más compleja de la implementación, pero el trabajo en equipo y compromiso asumido entre Sergio Ayala (Analista experto en los Módulos de Manufactura de QAD de Sistemas BA) y Mariano Martínez,( experto SiMLog en Desarrollo Preactor) permitieron disponer de una interface efectiva y parametrizable de comunicación para Preactor. Mediante una amigable pantalla de ingreso (GUI) el Planificador Maestro puede ingresar el horizonte (en días) de Órdenes a importar, su estado (Liberadas, Sugeridas o ambas),los tipos de materiales (Materias Primas, Elaborados, Acondicionados Primarios y/o Secundarios) y otros parámetros de ingreso.
Resultados parciales (10 de los más de 130 Recursos Primarios) de Programación de Planta San Juan según Gantt de Preactor:
Etapas y tiempos de puesta en marcha
Este proyecto tuvo inicio a fines de Noviembre 2008 y su primera programación completa, incluida la puesta en marcha del Inventario Inicial de Actividad de Planta (IIAP), fue realizada en Agosto 2009. Es decir, 8 meses calendario y descontando el normal receso de verano, fueron 7 meses netos desde su inicio. Debe mencionarse que toda puesta en marcha requiere de un período de ajustes y sintonía fina, que debe ser considerado de otros tantos meses de tareas sobre Preactor.
Eduardo Behmer, Líder de Proyecto de Laboratorios Raffo, opina que:
«Preactor no solo es una herramienta de programación muy eficiente, sino que además fue el catalizador de una serie de mejoras a lo largo de la cadena logística. Entre otras:
- La implementación de Preactor obligó a una fuerte revisión de lo parametrizado en el sistema MRP, así se trabajó en el reordenamiento y actualización de las órdenes de trabajo propuestas por el sistema, en la actualización de los lead times de los materiales y de las fechas de las órdenes de compra, todo esto con el objetivo de dar mayor certeza a la fecha de inicio de los procesos productivos.
- La implementación de Preactor permitió dar una mirada más integradora al proceso logístico por parte de cada departamento (Calidad, Producción, Almacenes, Mantenimiento), así se dejó de actuar como compartimentos estancos con objetivos propios, para pasar a ser eslabones de una cadena con objetivos comunes.
- Otra de las mejoras observadas como consecuencia de la implementación de Preactor fue el relevamiento exhaustivo que se realizó de los procesos productivos y administrativos, en base al cual se pudo integrar al modelo una serie de actividades que tenían un impacto muy fuerte sobre los tiempos de producción y que por las limitaciones propias de los sistemas MRP/CRP, se tenían en cuenta de una manera muy somera a la hora de evaluar los lead times de la logística de producción, así se integró al modelo productivo los tiempos de proceso de Control de Calidad, Almacenes, Mantenimiento y Garantía de Calidad.
- Para mantener el sistema actualizado se realizan revisiones constantes de los tiempos estándares en cada una de las operaciones de mayor relevancia, por ejemplo con la importante incorporación de moderno equipamiento en la última ampliación de Planta San Juan, a principios de 2010.»
Tareas actuales y mirando el futuro
Las Empresas son elementos vivos y como tales sufren cambios y mutaciones por multiplicidad de razones, tanto internas como externas. Los Sistemas deben tener la habilidad y la flexibilidad como para adaptarse a esos cambios y optimizar la gestión global, sea de Recursos Humanos como Físicos.
Por otra parte, también nos encontramos trabajando activamente con Planeamiento Buenos Aires ya que éste grupo de trabajo se encuentra en el proceso de capacitación y uso de Viewers que permiten visualizar de manera on-line las novedades de Planta San Juan, distante más de 1000 Km en el Centro Oeste del país. Para esto fue necesario habilitar los Viewers en entorno Citrix dentro del ambiente de Sistemas de Laboratorios Raffo.
Finalmente, y luego de ganar confianza en la operación del Preactor 400 APS de San Juan y lograr su estado de régimen en el ambiente de Preactor en la Planta, imaginamos nuevos proyectos en los cuales Preactor jugará un rol determinante. Entre otros, el Modelo GMPS (Graphical Master Planning System) para permitir la programación de largo plazo (3 a 5 años), un nuevo P400-APS para ser utilizado por Planeamiento Buenos Aires programando la actividad en sedes de Terceros y Buenos Aires, un mayor uso del Módulo de Costos.
Gabriel Gaspari, de SiMLog y Líder del Proyecto por parte de SiMLog menciona:
«En los múltiples y variados proyectos encarados en mi vida profesional, éste fue uno de los más demandantes por múltiples razones, desde su envergadura hasta la lejanía física de la Planta que era el corazón de nuestro paciente. No obstante éstas dificultades, todos los integrantes del equipo de trabajo son los artífices de los resultados obtenidos. Más allá del fuerte compromiso de SiMLog como empresa consultora e implementadora de Preactor debo reconocer y agradecer la colaboración recibida por cada una de las personas que aportaron su esfuerzo y conocimiento en sus tareas y funciones. Sin el aporte de todos ellos hubiera sido impensable llevar a feliz término éste proyecto.
Si tuviera que cuantificar el esfuerzo de las largas horas empleadas por parte de SiMLog diría que el 30% fue dedicado a la “inspiración” y el 70% a la “transpiración” en el Modelo Raffo.
Aún con el grave riesgo de no ser ecuánime nombrando personas, mi agradecimiento y mención especial a los siguientes actores que jugaron un rol determinante:
Todas las personas de Planeamiento San Juan, pero en especial a Eduardo Behmer como Líder y defensor del Proyecto en momentos difíciles y de trabajo intenso contra adversidades. A Vanesa Carrizo que con su inmensa perseverancia fue la que más transpiró y se esforzó en la operatoria de Preactor, capacitando y enseñando a sus compañeros. Todo el personal de CC, pero en especial a Carolina Bacha, que siempre nos sorprendió por su inteligencia y capacidad de analizar los intrincados procesos de Control de Calidad (claro que nos deparó más de una sorpresa cuando decía “me olvidé de comentarles una nueva restricción …..”, allí temblabamos, pero escuchábamos y aprendimos que siempre Preactor puede hacerlo)
Al personal de Sistemas, tanto de Buenos Aires como de San Juan, en especial a Sergio Ayala por su ayuda y conocimiento en el tema de las múltiples interfaces entre sistemas.
A todo el personal Gerencial de Planta y de Buenos Aires, en especial al Contador Luis Ghio, Director de Operaciones, que cuando fue necesario, dio un voto de confianza al esfuerzo de todos.
A la gente de desarrollo de Preactor International, en particular a Jon Christensen, Global Partner Manager, que nos acompañó en el re-diseño de la lógica complementaria al motor de Preactor para hacerlo más eficiente, rápido, confiable y flexible en su funcionamiento.
Finalmente quiero dejar una mención muy especial para Mariano Martínez, nuestro joven y experto desarrollador de Preactor que con su incansable esfuerzo (50% inspiración y 50% transpiración) tuvo el coraje y el conocimiento como para atender mis “imaginativos” pensamientos a ser incorporados al Modelo Preactor. Era fácil ver en su expresión cierto grado de sorpresa cuando mi frase comenzaba con “Mariano, que pasa si …..” pero, yo sabía que él podía. A todos mi agradecimiento.»